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La popolarità raggiunta negli ultimi anni da Wikipedia ha portato alla ribalta un nuovo strumento per la creazione di contenuti per il web e contemporaneamente una nuova modalità collaborativa per la gestione di questi contenuti: il wiki.
Utilizzando la definizione della celebre enciclopedia, esso consiste in:

“Wiki è un sito web (o comunque una collezione di documenti ipertestuali) che permette a ciascuno dei suoi utilizzatori di aggiungere contenuti, come in un forum, ma anche di modificare i contenuti esistenti inseriti da altri utilizzatori.

Il termine wiki può anche riferirsi al software collaborativo utilizzato per creare un sito web.”

Il fattore di successo del wiki è stata l’immediatezza nel creare pagine di bassa complessità (testi , link e qualche immagine) in una logica collaborativa: chiunque può aggiungere, modificare ed anche cancellare dei contributi, e senza delle specifiche conoscenze tecniche si ottiene un risultato esteticamente e funzionalmente valido.

Il wiki è diventato uno strumento molto utilizzato per la condivisione della conoscenza e in quest’ottica a livello enterprise vi era la necessità di un prodotto che unisse alla semplicità del wiki le funzionalità avanzate richieste dagli utenti business.

Confluence risponde a queste esigenze e come recita il suo pay off è un Enterprise wiki.

Confluence è organizzato in spazi ovvero in aree tematiche omogenee in cui i partecipanti al wiki possono scrivere pagine, condividerle con altri partecipanti e in logica di social networking invitare nuovi utenti nello spazio comune.

Può essere creato un numero illimitato di spazi nell’ottica di organizzare e suddividere le informazioni in modalità più efficiente.

E’ possibile condividere documenti come ad esempio file Word e PDF uploadandoli nel proprio spazio per la consultazione pubblica o privata e grazie al motore di ricerca incluso in Confluence, sono immediatamente indicizzati e quindi le informazioni sono facilmente reperibili.

Essendo un ambiente collaborativo è molto importante mantenere traccia delle modifiche, anche distruttive, apportate da ogni utente e Confluence risponde a questa esigenza tramite il versioning dei contenuti che permette di vedere l’evoluzione di una pagina, confrontare le modifiche fatte nel tempo ed eventualmente ripristinare una versione precedente qualora necessario.

Alla crescita del contenuto informativo di un wiki corrisponde una maggiore difficoltà di catalogazione e organizzazione dei contenuti. Confluence permette di organizzare i contenuti in 3 diverse modalità:

• Link
• Gerarchie
• Tag

Ogni contenuto presente nel wiki è linkabile, ciò significa che è possibile includerlo in un articolo aiutandone la contestualizzazione. E’ possibile anche linkare contenuti presenti su Internet sfruttando così informazioni già esistenti.

Si possono definire anche delle gerarchie tra le pagine, con relazioni tipo padre-figlio che permettono di creare automaticamente un menu ad albero dei contenuti consentendo una più agile consultazione.

Tutti i contenuti sono etichettabili con dei tag che vengono poi raffigurati visualmente nel tag cloud che rappresenta così un sunto immediato delle tematiche affrontate dallo spazio del wiki.

Altro fattore molto importante è il sistema di notifiche che consente agli utenti di essere avvisati qualora ci siano dei nuovi contenuti presenti nello spazio. Per un monitoraggio più granulare vi è la possibilità di effettuare un controllo solo su specifiche pagine in modo da non ricevere un eccessivo numero di alert. Immancabile anche la sottoscrizione ai feed RSS per finalità analoghe a quelle degli avvisi.

L’architettura di Confluence è stata pensata per mettere a disposizione delle funzionalità aggiuntive grazie alla creazione di opportuni plugin. Ve ne sono molti a disposizione sia gratuiti che a pagamento, di seguito elenchiamo i più utili:

• Calendario per la gestione degli appuntamenti
• Chart
• Tasklist
• Accesso WebDAV
• Google Maps

Ultimo accenno va fatto alla licenza, Confluence è disponibile gratuitamente per progetti Open Source o organizzazioni no-profit, mentre per realtà commerciali vi è un costo di acquisto legato al numero di utenti che utilizzano il wiki.

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